Getting Things Done (y III)

Para acabar, mencionaré un caso en el que me ha sido útil el método aquí comentado: la lista de la compra. Hasta ahora, recorría los pasillos del supermercado intentando acordarme de todo. Y, al llegar a casa, veía que me había olvidado de comprar algo.

El otro día dividí los productos en tres categorías: materiales (champú, cremas, cuchillas de afeitar, ...), despensa (harina, azúcar, cereales, maíz, guisantes, ...) y caducos (frutas, yogures, carne picada, ...). De los dos primeros grupos he comprado suficiente como para no tener que preocuparme en una temporada. Así que sólo me tengo que preocupar de comprar la comida de la tercera lista.

Tengo otra lista con todas las ofertas de trabajo que voy viendo, para tenerlas apuntadas de cara a un futuro. También he hecho otra lista de cosas que meter en la maleta cuando me voy de viaje, para no tener que hacer una cada vez.

Además, he notado una mayor organización en las tareas que hago en el trabajo. Por último, en mi vida personal he realizado acciones que llevaba tiempo diciendo que debía hacer. Por ejemplo, antes tenía como propósito "Aprender Astronomía" y ahí llevaba mucho tiempo casi intacto. Al tener que dividirlo en sub-tareas es cuando ves realmente los pasos que necesitas dar. Por ejemplo:

• Buscar un libro que recomienden
• Comprar el libro
• Leer el libro
• Buscar sitios donde den charlas de Astronomía
• Ir a las charlas
• Buscar sitios donde hagan observaciones
• Ir a las observaciones
• Hacerme con el material necesario
• Hacer observaciones por mi cuenta
• Escribir un post en mi blog al respecto

Para llevar un control de todas mis tareas he utilizado dos webs (primero una y luego me he pasado a la otra):

• Remember the milk: Muy simple e intuitiva. Recomendable para empezar, aunque es tan simple que no permite crear proyectos.
• Nirvana: Tuve que esperar una semana de lista de espera, porque está en fase Beta. Es menos intuitiva, pero una vez que le coges el truco, permite hacer muchas más cosas.

Es útil conocer todo esto, pero tenéis que llevarlo a cabo para sacar todo su potencial.

Getting Things Done (II)

La semana pasada os hablaba de cómo utilizaba la bandeja de entrada para organizarme. Además de lo comentado, también empecé a mandarme correos a mí mismo (para que me aparecieran en la bandeja de entrada) de cosas que tenía que hacer. Por ejemplo, me podía mandar un correo en el que en el asunto pusiera "Getting Things Done" para acordarme que tenía que escribir este post. Una vez escrito, lo eliminaba (o archivaba).

Ahora os contaré en qué consiste el método de Getting Things Done que estoy empezando a aplicar, y para qué sirve:

El primer paso consiste en apuntar todas las tareas que tenemos por hacer, ya sea desde comprar un ladrón para el enchufe hasta escribir una publicación científica. Las agruparemos en diversas categorías según nuestro interés (Personal, Trabajo, Lista de la compra, ...). El objetivo de este paso es poder liberar la mente. Una vez que tenemos nuestros quehaceres por escrito, le quitamos el trabajo a nuestra mente de tener que recordarlos. Además, tendremos una visión más organizada de todas nuestras tareas pendientes.

El segundo paso consiste en identificar los proyectos, aquellos quehaceres que requieren más de una acción. Una vez identificados, procedemos a desglosarlos en sub-tareas. Por ejemplo, si un proyecto consiste en 'Organizar vacaciones', crearemos sub-tareas como 'Elegir destino', 'Mirar alojamiento', 'Reservar billetes de avión', ...

Por último, debemos clasificar cada una de las tareas y proyectos. Lo haremos de la siguiente manera:

• Algún día: Aquellas tareas o proyectos que te gustaría hacer en un futuro, pero que no están entre tus prioridades o que no puedes llevar a cabo en estos momentos. Ej: Aprender chino, Construir la casa de mis sueños, ...
• En espera: Tareas que han quedado en espera de que otra persona haga algo. Ej: Que salga la resolución de una beca.
• Mini-tareas: Son aquellas tareas que se pueden realizar en menos de dos minutos. De ser así, directamente las haremos y ni las apuntaremos. Ej: Quitar sonido de inicio del ordenador.
• Agenda: Tareas que deben realizarse en una fecha concreta. Ej: Reunión con los jefes, Ir al cine, Jugar al basket, ...
• Pendientes: Tareas y proyectos activos que tenemos entre nuestras prioridades. Ej: Escribir esta entrada, Aprender valenciano, ...

Estas dos últimas litas son las que tendremos que revisar cada menos tiempo, alrededor de una vez por semana.

De cara a la próxima semana, os mando de deberes que completéis vuestras listas con vuestras tareas y proyectos pendientes. Y si os da tiempo, añadir todos los pasos necesarios (sub-tareas) para llevar a cabo los proyectos.

Gettings Things Done (I)

Hace tiempo oí hablar de Getting Things Done, el método de organización creado por David Allen y con millones de seguidores en todo el mundo.

En la próxima entrada pondré más detalladamente en qué consiste. En ésta quiero daros un simple ejemplo que a mí me ayudó muchísimo a organizarme:

Antiguamente utilizaba una cuenta de Hotmail en la que dejaba todos los mensajes en la bandeja de entrada. Un día organicé los cerca de 1000 correos que tendría ahí y los metí en carpetas. Durante el proceso vi como había cosas que había dejado a medias y correos que me había olvidado contestar ("ya lo contesto otro día"). A partir de ese día sólo tenía en la bandeja de entrada aquellos correos pendientes de contestar. Una vez contestados, los metía en una carpeta.

Ahora con Gmail es todavía más sencillo. Primero, porque te agrupa los correos que pertenecen a la misma conversación. Y segundo, porque tiene el botón para archivar las conversaciones (que puedes etiquetar previamente, en vez de utilizar carpetas). Incluso en "Labs" puedes hacer que aparezca el botón de "Enviar y archivar" al escribir un mail.

De esta forma, sólo tengo en la bandeja de entrada cosas que tengo pendientes. Por ejemplo, ahora mismo tengo dos mails sin contestar y la programación de la Filmoteca de esta semana. Es una forma magnífica de organizarte. No sólo porque te permite ver de un vistazo todo lo que tienes pendiente, sino porque te lo saca de la cabeza (al saber que lo tienes apuntado, tu mente no tiene que recordarlo). Si no lo haces ya, te recomiendo encarecidamente que lo hagas