Getting Things Done (II)

La semana pasada os hablaba de cómo utilizaba la bandeja de entrada para organizarme. Además de lo comentado, también empecé a mandarme correos a mí mismo (para que me aparecieran en la bandeja de entrada) de cosas que tenía que hacer. Por ejemplo, me podía mandar un correo en el que en el asunto pusiera "Getting Things Done" para acordarme que tenía que escribir este post. Una vez escrito, lo eliminaba (o archivaba).

Ahora os contaré en qué consiste el método de Getting Things Done que estoy empezando a aplicar, y para qué sirve:

El primer paso consiste en apuntar todas las tareas que tenemos por hacer, ya sea desde comprar un ladrón para el enchufe hasta escribir una publicación científica. Las agruparemos en diversas categorías según nuestro interés (Personal, Trabajo, Lista de la compra, ...). El objetivo de este paso es poder liberar la mente. Una vez que tenemos nuestros quehaceres por escrito, le quitamos el trabajo a nuestra mente de tener que recordarlos. Además, tendremos una visión más organizada de todas nuestras tareas pendientes.

El segundo paso consiste en identificar los proyectos, aquellos quehaceres que requieren más de una acción. Una vez identificados, procedemos a desglosarlos en sub-tareas. Por ejemplo, si un proyecto consiste en 'Organizar vacaciones', crearemos sub-tareas como 'Elegir destino', 'Mirar alojamiento', 'Reservar billetes de avión', ...

Por último, debemos clasificar cada una de las tareas y proyectos. Lo haremos de la siguiente manera:

• Algún día: Aquellas tareas o proyectos que te gustaría hacer en un futuro, pero que no están entre tus prioridades o que no puedes llevar a cabo en estos momentos. Ej: Aprender chino, Construir la casa de mis sueños, ...
• En espera: Tareas que han quedado en espera de que otra persona haga algo. Ej: Que salga la resolución de una beca.
• Mini-tareas: Son aquellas tareas que se pueden realizar en menos de dos minutos. De ser así, directamente las haremos y ni las apuntaremos. Ej: Quitar sonido de inicio del ordenador.
• Agenda: Tareas que deben realizarse en una fecha concreta. Ej: Reunión con los jefes, Ir al cine, Jugar al basket, ...
• Pendientes: Tareas y proyectos activos que tenemos entre nuestras prioridades. Ej: Escribir esta entrada, Aprender valenciano, ...

Estas dos últimas litas son las que tendremos que revisar cada menos tiempo, alrededor de una vez por semana.

De cara a la próxima semana, os mando de deberes que completéis vuestras listas con vuestras tareas y proyectos pendientes. Y si os da tiempo, añadir todos los pasos necesarios (sub-tareas) para llevar a cabo los proyectos.